Клиент
Группа  УльтимаТек — интегратор российских цифровых решений для нефтегазовой, нефтехимической, горнодобывающей и машиностроительной индустрий.
С чем к нам обратился "Ультиматек"
Какие процессы компания хотела улучшить
  • Множество Excel-файлов
    До внедрения Dinext управление проектами в «Ультиматек» велось в разрозненных Excel-файлах.
  • Время на поиск файлов
    Актуальные версии приходилось искать вручную, данные дублировались.
  • Не было единой картины
    Руководство не видело целостной картины по срокам, загрузке и финансам, риски выявлялись постфактум.
  • Планирование

    Планирование было неточным, команда регулярно перерабатывала, значительная часть времени уходила на рутину и согласования.
  • Загрузка команды
    Не было информации по загрузке сотрудников и проектных ролей, из-за чего возникали «узкие места», перегруз ключевых специалистов и срывы сроков.
  • Перерасход бюджета
    Не было формализованного контроля лимитов трудозатрат и бюджета по проектам, поэтому перерасходы выявлялись уже по факту, когда повлиять на ситуацию было сложно.
Какие задачи стояли перед нашей командой
  • Задача
    • Внедрить единую систему для управления проектами, которая объединит планирование, контроль сроков и ресурсов, учет трудозатрат и финансов, а также обеспечит прозрачность по портфелю проектов.
    • Ускорить получение управленческой отчетности и предоставить руководству возможность оперативно видеть риски и принимать решения.
  • Решение
    • В качестве решения для «Ультиматек» была внедрена единая On-Premise система управления проектами Dinext, развернутая на серверах компании.
    • Платформа объединила в одном контуре планирование и контроль работ, управление ресурсами, трудозатратами и финансами проектов, а также автоматизировала процессы согласования.
Как наша команда организовала работу
Подготовка
анализ и формирование целевой модели управления проектами и требований к системе, проектирование архитектуры внедрения.

Миграция
перенос справочников, проектов, задач, трудозатрат и финансовых данных из разрозненных источников в единую систему Dinext.
Конфигурация
настройка структуры проектов, ролей, прав доступа, workflow, отчетности и бизнес-логики под процессы «Ультиматек».
Запуск
опытная эксплуатация, обучение пользователей, сопровождение первых проектов и выход системы в промышленную эксплуатацию.
Как мы структурировали управление проектами в «Ультиматек»
  • Управление портфелем и структурой проектов
    • Настроены единые справочники клиентов, подрядчиков, сотрудников, ролей, тарифов, грейдов, а также иерархия проектов и портфелей.
    • Сформирована сквозная структура данных, позволяющая вести все проекты в едином контуре и работать с ними по единым правилам.
  • Планирование и контроль выполнения работ
    • Реализовано дерево задач по проектам с поддержкой диаграммы Ганта и Канбан-доски.
    • Внедрён учет плановых и фактических трудозатрат, контроль лимитов, ведение и согласование недельных табелей, учет отсутствий, отпусков и утилизации ресурсов.
  • Финансовое управление проектами
    • Настроена структура статей доходов и расходов, дерево Cost Center и иерархия бизнес-сфер.
    • Реализован расчет и контроль плановых и фактических P&L по проектам, учет выручки, закупок и прочих затрат в разрезе проектов.
  • Процессы согласования и контроль регламентов
    • В системе реализованы workflow-процессы для табелей, проектов, заявок на отсутствия, расходов и инвойсов.
    • Обеспечен единый контур согласований и прозрачность статусов.
    • Внедрение выполнено в On-Premise-контуре компании с учетом ограничений по ролям и без включения SSO и портальных функций.
Что реально получила компания
Реальные результаты, которые ускоряют бизнес и упрощают управление проектами
Планирование
Точное планирование бюджета и прогнозирование
Отчетность
Сокращение времени на отчетность и согласования
Контроль
Контроль над проектами и полная прозрачность процессов
Бизнес-выгоды и эффекты для компании
Что в итоге получил бизнес
  • Единую систему
    Единое пространство для работы с проектами: все сроки, задачи, ресурсы и финансовые показатели теперь видны в реальном времени. Руководство получает актуальную картину и может оперативно принимать решения.
  • Снижение издержек и ошибок
    Операционные издержки сократились за счёт автоматизации учета и согласований, уменьшилась ручная работа, снизилось количество ошибок.
  • Повышение эффективности команды
    Оптимизация процессов и прозрачность задач позволили выровнять загрузку сотрудников, снизить переработки и увеличить продуктивность команды
  • Прозрачность и контроль финансов
    Все расходы, доходы и бюджетные показатели по проектам теперь контролируются в системе в режиме реального времени, что позволяет своевременно выявлять отклонения, оптимизировать затраты и принимать финансово обоснованные решения.
Dinext
О нас
Dinext помогает компаниям управлять сроками, людьми и бюджетом и принимать решения в единой системе.
Подробнее